La gestión de proyectos es un trabajo dinámico que supone la combinación y coordinación de diversas tareas. En este ámbito, la metodología Scrum destaca para garantizar la entrega de productos de alta calidad de manera eficiente, siendo uno de sus componentes clave, el Scrum Board. ¿Quieres conocer todos los detalles? ¡Aquí los encontrarás!
Scrum Board: qué es
La metodología Scrum es un marco de trabajo ágil para la gestión y avance de proyectos, especialmente útil en el ámbito del desarrollo de software. En esta ocasión nos vamos a centrar en el Scrum Board, una herramienta visual que facilita dicha gestión y el seguimiento de un proyecto.
Su principal función es permitir a los equipos ver de un vistazo el estado de las tareas del Sprint en curso. Por si hay alguna duda, no está de más aclarar que un Sprint es un ciclo de trabajo que suele durar entre una y cuatro semanas, durante el cual se desarrollan, prueban y preparan funcionalidades específicas del proyecto sobre el que se trabaja.
Componentes del Scrum Board
El Scrum Board está compuesto por varias columnas que representan los diferentes estados por los que pasan las tareas, desde que comienza su creación hasta su finalización. Por supuesto, es adaptable a las necesidades del equipo, pero hay ciertas columnas básicas:
- To do (por hacer). Aquí se colocan todas las tareas que deben realizarse durante el sprint. Cada tarea se representa con una tarjeta (o “post-it” si es físico) que contiene una breve descripción del trabajo.
- In progress (en progreso). Cuando una tarea ha comenzado, se mueve a esta columna. Indica que alguien del equipo está trabajando en ella.
- Testing (en pruebas). Esta columna es opcional y se utiliza cuando las tareas requieren pasar por una fase de pruebas antes de considerarse completadas.
- Done (hecho). Una vez que la tarea ha sido completada (y probada si es necesario), se mueve a esta columna. Indica que el trabajo ha finalizado satisfactoriamente.
Como hemos dicho, el Scrum Board es adaptable y se pueden añadir más columnas. Por ejemplo, en muchos casos es común colocar una columna previa al To Do que se llama Story o Historias de usuario.
Estas historias representan las funcionalidades o requerimientos que el equipo de desarrollo necesita implementar. Cada historia de usuario describe una pieza del trabajo desde la perspectiva del usuario final y se redacta siguiendo un formato similar a: “yo, como usuario, quiero esto para obtener este beneficio”.
Beneficios del Scrum Board
El uso del Scrum Board ofrece numerosos beneficios a los equipos de trabajo, entre ellos:
- Aporta visibilidad y transparencia. Todos los miembros del equipo pueden ver fácilmente el estado de las tareas.
- Colaboración mejorada. Facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.
- Mayor responsabilidad y autonomía. Al asignar tareas específicas, cada miembro del equipo se siente más responsable de completar su trabajo.
- Mejora continua. Permite a los equipos identificar rápidamente bloqueos y problemas, facilitando una resolución más ágil y mejorando continuamente el proceso de trabajo.
Antes de explicar cómo realizar un Scrum Board, queremos puntualizar que no es necesario ser un desarrollador de software para utilizarlo. Cualquier equipo lo puede encontrar útil. Por ejemplo, el director de marketing de una empresa lo puede usar para planificar proyectos complejos.
Cómo hacer un Scrum Board, paso a paso
Crear un Scrum Board es un proceso sencillo, pero requiere una planificación cuidadosa para asegurarse de que sea efectivo.
1. Selecciona tu herramienta
Puedes optar por un Scrum Board físico o uno digital. El físico se puede hacer con una pizarra blanca y post-its, mientras que hay muchas herramientas digitales disponibles (algunas gratis y otras de pago) como Trello, Jira, Airtable, Asana, etc.
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2. Define las columnas
Teniendo en cuenta las necesidades de tu equipo y del proyecto, define las columnas de tu Scrum Board. Puedes sumar alguna más a las básicas, pero no lo compliques demasiado con tareas que no sean verdaderamente relevantes.
3. Crea las tarjetas de tareas
Cada tarea debe ser escrita en una tarjeta independiente. Una buena práctica es que cada tarjeta contenga:
- Título de la tarea (breve descripción de lo que se debe hacer).
- Responsable de completar la tarea.
- Fecha límite.
- Nivel de prioridad.
4. Prioriza las tareas
Antes de comenzar el Sprint, el responsable y el equipo deben priorizar las tareas en el backlog del Sprint. Esto asegura que las tareas más importantes se completen primero.
5. Comienza el sprint
Una vez que las tareas están definidas y priorizadas, el equipo comienza a trabajar en el Sprint. Las tareas se mueven a la columna In Progress cuando comienzan y a partir de ahí a las correspondientes a medida que se avance.
6. Realiza reuniones diarias
En Scrum, las reuniones diarias o Daily Stand-ups son esenciales para mantener a todos alineados y abordar rápidamente cualquier obstáculo.
En estas reuniones, que no deben durar más de 15 minutos, cada miembro del equipo responde a tres preguntas:
- ¿Qué hice ayer?
- ¿Qué haré hoy?
- ¿Hay algún obstáculo en mi camino?
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Scrum Board: ejemplo práctico
Supongamos que tu equipo está desarrollando una aplicación móvil. Este sería un ejemplo sencillo de cómo se podría configurar un Scrum Board para un Sprint de dos semanas:
- To do:
- Diseño de la pantalla de inicio.
- Desarrollo de la funcionalidad de inicio de sesión.
- Pruebas de la funcionalidad de registro.
- Integración con la API de pago.
- In progress:
- Desarrollo de la funcionalidad de inicio de sesión.
- Testing:
- Pruebas de la funcionalidad de registro.
- Done:
- Diseño de la pantalla de inicio.
A medida que el equipo trabaja, las tareas se moverán de To Do a In Progress, luego a Testing (si es necesario) y finalmente a Done.
Como en este caso, las empresas deben apostar por nuevas formas de optimizar la gestión de proyectos y mejorar la colaboración en equipo, e implementar un Scrum Board es solo el primer paso hacia una transformación ágil y exitosa.
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